La domiciliation d’entreprise : ce qu’il faut savoir
Vous avez entendu parler de domiciliation d’entreprise ou vous désirez lancer prochainement votre entreprise ? Informez-vous sur les différentes pratiques de domiciliation d’entreprises.
Quelques précisions sur la domiciliation d'entreprise
La création d’une société est subordonnée à des règles dont l'une d'entre elles passe par une domiciliation. Cette démarche consiste à déclarer une adresse de siège social et à la notifier au Centre de Formalités des Entreprises (CFE). L'existence d'une adresse de siège social est également une condition incontournable pour les formalités d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si la domiciliation est une exigence légale et administrative, elle est également un facteur de facilitation de la coopération entre les différentes entités (fournisseur, fisc, clients, etc).
Par ailleurs, la domiciliation n'est pas qu'une simple déclaration d'une quelconque adresse sociale; elle doit obéir à une condition de propriété pour être en règle. Ainsi, le déclarant doit justifier la propriété du local indiquée à l'adresse mentionnée afin de faciliter le travail d'imposition qui dépend de la domiciliation. C'est donc une étape importante par laquelle toute entreprise indépendamment de son statut juridique doit passer. Néanmoins, si toutes les entreprises nécessitent une domiciliation, certaines activités comme les professions libérales (avocats, médecin, infirmier, etc) sont astreintes à une domiciliation hors d'une société de domiciliation. Cela tient des exigences pratiques de ces différentes professions.
Le contrat de domiciliation d'entreprise : ce que c'est
Le contrat de domiciliation d'entreprise est une pièce administrative incontournable dans le processus de domiciliation. Il consiste en un document qui répertorie les conditions convenues entre l'entreprise domiciliée et la société de domiciliation. Il comprend également la présentation sommaire des services offerts, une durée d'au moins trois (03) mois. Il doit en outre être soumis au Registre de Commerces et des Sociétés (RCS) avec mention claire des parties concernées (société de domiciliation et entreprise domiciliée) avec leurs signatures.
La domiciliation : quelques modalités pratiques
Au nom de différentes possibilités de faire domicilier son entreprise, on peut citer la domiciliation à une adresse personnelle, la domiciliation dans une société de domiciliation, la domiciliation dans un local prévu par l'entreprise et la domiciliation dans une pépinière d'entreprises.
La domiciliation à une adresse personnelle
Il est possible pour certaines activités d'effectuer la domiciliation directement à leur adresse d'habitation privée. Sont concernés entre autres les commerçants, les artisans, les auto-entrepreneurs, et bien d'autres. Cela peut se faire soit en début d'activité ou pour gérer une activité d’ampleur minime. Cela répond aussi aux conditions diverses qui entourent la domiciliation d'une entreprise à un domicile privé.
En effet, dans la démarche de domiciliation d'entreprise à une adresse privée, l'entrepreneur doit prendre la précaution d’informer le bailleur ou le syndicat de copropriété de son intention d'effectuer la domiciliation de son entreprise à l'adresse personnelle. Cela doit se faire avant de démarrer le processus d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés RCS. L'entrepreneur doit conformément à la prescription, diriger personnellement l'entreprise qu'il enregistre à son adresse privée. Il doit également s'assurer de ne pas causer des dommages à son voisinage et disposer de l'accord de son bailleur ou du syndicat de copropriété précédemment notifié de son intention.
Par ailleurs, dans les villes de plus de 200000 habitants et particulièrement dans le 92, le 93 et le 94, le siège social de l'entreprise peut-être le domicile privé. Toutefois, il est utile de prendre des précautions sécuritaires en souscrivant par exemple à une assurance pour couvrir d'éventuels risques liés aux marchandises ou à l'exercice de l'activité de l'entreprise.
Domicilier son entreprise à l'adresse du représentant légal
La domiciliation d’entreprise peut être effectuée à l'adresse de son représentant légal. On entend par représentant légal le dirigeant de l'entreprise et non pas un associé ou un travailleur même de grade élevé. Néanmoins, avant que cette domiciliation à l'adresse du représentant légal ne soit effective et légale, il doit prendre la précaution de notifier à son bailleur ou au syndicat de copropriété la domiciliation de son entreprise à son adresse privée. Si ces derniers ne trouvent pas de contrainte à la procédure, alors le représentant légal peut domicilier l’entreprise à son adresse privée. Mais si dans une période de 5 ans après l'immatriculation le dirigeant légal doit déménager, il doit en informer le syndicat de copropriété ou son bailleur en notifiant précisément sa nouvelle adresse. Il doit également notifier les mêmes changements au RCS afin d'actualiser les informations à ce niveau sans quoi, il court un risque de radiation.
Domicilier son entreprise auprès d'une société de domiciliation
La domiciliation d'une entreprise dans une société de domiciliation est l’une des solutions courantes utilisées par de nombreuses entreprises. En effet, une société de domiciliation est une société spécialisée qui fournit à toute entreprise désireuse une adresse incluant une adresse postale, une adresse administrative, une adresse commerciale, etc... Elle est surtout une société agréée par la préfecture et également reconnue par le registre de commerce et des sociétés.
Le recours à cette solution présente de nombreux avantages pour les entreprises. D'abord le recours à une société de domiciliation par un entrepreneur lui permet de déléguer à cette société les différentes questions liées à la gestion d'un local, le loyer, les factures et d'autres formalités. D'ailleurs, généralement les sociétés de domiciliation proposent des services de gestion des formalités juridiques, d'annonces légales, de tâches administratives diverses.
Pour que la domiciliation dans une société de domiciliation soit effective, il faut que le contrat de domiciliation entre les deux parties à savoir l'entreprise domiciliée et la société de domiciliation, soit d'une durée de 3 mois au moins, renouvelables par tacite reconduction.
Dans ce contrat de domiciliation, les conditions offertes par la société de domiciliation doivent être clairement exprimées à savoir le service administratif et d'autres commodités utiles au fonctionnement de l'entreprise.
Domiciliation d'une entreprise dans une pépinière d'entreprises
Il existe une tendance depuis plusieurs années en matière de domiciliation d'entreprises qui consiste à partager le siège social et par conséquent l'adresse de domiciliation avec d'autres entreprises: la pépinière d'entreprises. Encore désignée sous le vocable d’espace de coworking, une pépinière d'entreprises offre l'avantage aux entrepreneurs de cohabiter avec d'autres sociétés et de construire un réseau professionnel pouvant même déboucher dans certains cas sur des collaborations.
De façon pratique, les conditions de cohabitation dans les pépinières favorisent le travail de toutes les entreprises présentes tout en leur offrant des charges relativement basses et des avantages comme une des salles de réunion, un secrétariat téléphonique, des équipements de travail, etc. De même, les conditions d'utilisation des locaux d'une pépinière sont flexibles et peuvent très bien s'emboîter avec le projet de l'entrepreneur surtout s’il est un entrepreneur individuel.
Toutefois, pour que la domiciliation soit validée par l'administration, il est nécessaire qu’un contrat de domiciliation soit établi entre l'entreprise domiciliée et la pépinière domiciliataire. Ce contrat doit spécifier les termes de l'accueil de l'entreprise domiciliée avec un accent particulier sur la durée, les activités, la date de prise d'effet et enfin la signature des parties.
La domiciliation de l'entreprise dans un propre local
La domiciliation d'une entreprise dans un local prévu par elle à cet effet est également une possibilité. Cela sied d'ailleurs particulièrement à certains professionnels comme les restaurateurs, les garagistes, les boulangers, les épiciers, les médecins, etc... qui exercent une activité de proximité. Mais la domiciliation d'un local, que l'on soit propriétaire ou locataire requiert des démarches préalables.
D'abord, il faut notifier l'intention de domiciliation de l'entreprise à l'adresse retenue au bailleur ou au syndicat de copropriété. Si aucune objection n'est soulevée par ces derniers, il faut ensuite se conformer aux règles d'urbanisme avant d'entamer la démarche de domiciliation proprement dite.
À l'instar des autres types de domiciliation envisageables, un contrat de domiciliation doit être dûment établi entre les différentes parties. Ce contrat doit contenir les informations spécifiques du contrat de bail, quel qu'en soit le type.
Les obligations des deux parties dans le recours à une société de domiciliation
La domiciliation d'une entreprise dans une société de domiciliation répond à plusieurs critères pour que l'opération soit valide. Principalement, il est nécessaire qu'un contrat soit dûment établi entre l'entreprise domiciliée et la société de domiciliation. Ledit contrat doit stipuler de façon non exhaustive et clairement la durée, les informations relatives à l'agrément de la société de domiciliation et les services proposés. Mais en dehors de cette obligation conjointe, il existe d'autres obligations particulières pour chaque partie.
Pour le domicilié :
L'entreprise domiciliée doit occuper le local prévu à cet effet et pour les activités déclarées. Le contrat de bail doit être dûment déclaré et validé par le RCS. En cas de modification des termes initiaux du contrat, l'entreprise domiciliée doit informer la société de domiciliation, mais également le RCS.
Pour le domiciliataire :
L'une des premières obligations du domiciliataire est d'être en règle avec la législation en vigueur. Cela consiste à être enregistré et à être immatriculé au RCS ou à défaut au Répertoire des Métiers. Il faut également disposer d'un agrément préfectoral dûment délivré par la préfecture de police. La société de domiciliation doit en outre utiliser le local exclusivement pour son activité professionnelle déclarée à savoir la domiciliation. D'autres conditions incombent également au domiciliataire pour la bonne marche de la domiciliation:
- Il est tenu au respect du contrat et doit mettre à disposition du domicilié un local entretenu et s'assurer des conditions sécuritaires administratives favorables.
- Il doit garder à jour les documents administratifs requis par les lois et règlements en vigueur et fournir en cas de nécessité des justificatifs sur le local et sur le domicilié.
- Il a le devoir de notifier l'expiration du contrat de domiciliation ou de résiliation anticipée au greffe du tribunal de commerce le cas échéant. Le greffier du tribunal doit également être notifié si le domicilié ne retire pas ses courriers pendant une période de 3 mois.
- Il doit informer les impôts et autres administrations compétentes de la liste des entreprises domiciliées en son sein. Cette liste actualisée le 1er Janvier de chaque année doit être fournie avant le 15 du même mois.
- Il doit se montrer collaboratif avec les huissiers détenant un titre exécutoire et exerçant dans le cadre d'un recueil d'informations relatives à ses clients domiciliés.
