Date de clôture de l’exercice social

L’exercice social correspond à la durée pendant laquelle l’entreprise recense les faits économiques ayant eu lieu, c’est-à-dire qu’elle établit un bilan. Cet état des lieux représentant un cycle complet, l’année civile est souvent choisie pour fixer la date de clôture de l’exercice social, mais pas toujours. Dans tous les cas, cette date est précisée dans les statuts de l’entreprise.

Le choix de la date de clôture en fonction de la nature de l’activité de l’entreprise

Quel que soit le statut juridique de l’entreprise, le choix de la date de fin de l’exercice social — ou exercice comptable — est libre et peut être fixé à n’importe quel moment. Toutefois, il est le plus souvent basé sur l’année civile pour des raisons pratiques : il débute le 1^er janvier et se termine le 31 décembre. Pour le service comptable, il s’agit d’une décision qui permet de correspondre à la date de clôture des déclarations auprès de l’administration fiscale : Urssaf, salaires, inventaire annuel, etc.

En revanche, il est interdit de sélectionner une date variable, par exemple le premier lundi d’un mois.

L’obligation de clôture de l’exercice social pour les BNC

Les entreprises soumises au régime des BNC (Bénéfices Non Commerciaux) ont l’obligation de clore leur exercice comptable au 31 décembre.

Les BNC appartiennent à une catégorie de rémunération soumise à l’impôt sur le revenu, applicable aux personnes qui exercent une activité professionnelle non commerciale, à titre individuel ou comme associé. Ces bénéfices sont intégrés au revenu imposable, car nulle distinction n’est faite entre le bénéfice de l’entreprise et la rémunération du professionnel. C’est la raison pour laquelle la date de clôture d’exercice doit correspondre à la date de déclaration des revenus à titre personnel.

La date de clôture pour les entreprises saisonnières

Le choix de l’année civile s’avère pertinent pour l’ensemble des entreprises qui travaillent tout au long de l’année, même si elles connaissent des périodes plus ou moins denses, avec des pics saisonniers.

En revanche, pour les entreprises saisonnières dont l’activité est restreinte à quelques mois de l’année, le cycle économique ne coïncide pas avec l’année civile. Elles peuvent alors sélectionner une date différente, plus adaptée en fonction de leur métier. Cela concerne par exemple les entreprises officiant dans les stations de ski ou les stations balnéaires. Dans ce cas, la date de clôture de l’exercice social devient plus pertinente à la fin de la saison.

Le choix de la date en fonction des déclarations de TVA

Les entreprises soumises à la déclaration de TVA à fréquence trimestrielle qui ne se calent pas sur l’année civile ont tout intérêt à choisir une date de clôture d’exercice coïncidant avec les dates de déclaration, à savoir le 31 mars, le 30 juin ou le 30 septembre. Dans le cas contraire, la comptabilité devient vite un casse-tête, d’autant plus préoccupant que vous multipliez les risques d’erreur qui peuvent vous valoir des ennuis auprès de l’administration fiscale.

Les obligations de durée de l’exercice social

La durée de l’exercice social est obligatoirement fixée à 12 mois. Cette obligation est imposée par l’administration fiscale qui doit pouvoir exercer un contrôle récurrent et percevoir les impôts chaque année.

Les obligations pour une entreprise lors de son premier exercice social

La seule exception concerne les entreprises dans leur première année d’exploitation. Dans ce cas uniquement, la date de clôture peut être d’une durée inférieure ou supérieure à 1 an, mais dans la limite de 24 mois.

Lorsque vous créez votre entreprise, il apparaît judicieux de réfléchir à votre situation avant de choisir la date de clôture de votre premier exercice social.

1. Un premier exercice social inférieur à 1 an d’activité vous offre la possibilité de percevoir des dividendes rapidement. C’est aussi l’occasion de répartir l’impôt devant être acquitté en fin d’exercice, plutôt que de cumuler l’impôt sur plus de 12 mois.
2. Un premier exercice comptable sur plus de 12 mois, mais moins de 24 mois, permet de profiter d’une activité plus développée, reflétant normalement plus justement votre activité. Vous réduisez vos frais de comptabilité si vous recourez à un cabinet, bénéficiez d’une trésorerie qui devrait être plus importante et votre impôt se trouve différé.

Le délai de dépôt des comptes en regard de la date de clôture d’exercice

Si votre date de clôture d’exercice correspond à l’année civile, vous disposez d’un délai de 4 mois pour remplir vos obligations administratives et déposer vos comptes. En revanche, si vous choisissez une autre date, ce délai est restreint à 3 mois.

Quelles sont les obligations de l’entreprise à la clôture de l’exercice social ?

À la date de clôture de l’exercice social, vous devez :

1. établir le bilan comptable correspondant à l’exercice ;
2. déposer vos comptes annuels ;
3. acquitter l’impôt relatif à cet exercice.

Changer la date de clôture de l’exercice social de l’entreprise

Il arrive que la date de clôture d’exercice déterminée lors de la création de l’entreprise n’apparaisse plus adaptée. Il est dans ce cas possible de la modifier, en suivant une procédure déterminée. Pour que ce changement soit légal, vous devez remplir deux conditions en prenant la décision :

1. avant l’expiration de l’exercice en cours ;
2. avant l’expiration de la nouvelle date de clôture.

La procédure n’est pas la même pour une entreprise individuelle ou pour une société.

Le changement de date de clôture pour une entreprise individuelle

Pour une entreprise individuelle, la procédure demeure assez simple. Vous devez informer le SIE (Service des Impôts des Entreprises) du lieu du siège social de votre société en lui indiquant la nouvelle date de clôture que vous avez établie.

Le changement de date de clôture de l’exercice social pour une société 

Pour une société, le changement de date de clôture de l’exercice social s’effectue en 4 étapes.

1 — La prise de décision en AGE (Assemblée Générale Extraordinaire)

Le changement de date de clôture de l’exercice social implique la modification des statuts de l’entreprise, ce qui nécessite l’approbation de l’ensemble des associés réunis en assemblée générale extraordinaire. 

Les modalités de vote dépendent sur statut juridique de la société. Lorsque la société n’est constituée que d’un seul associé (SASU ou EURL), un simple procès-verbal suffit. Pour une société comptant plusieurs associés (SARL, SAS, etc.), la décision de changer la date de clôture s’effectue au cours d’une AGE. Les règles d’approbation sont définies dans les statuts de l’entreprise : majorité, quorum, etc. Un procès-verbal attestant de la ratification de la nouvelle date est établi à l’issue de l’AGE.

Les statuts de l’entreprise sont alors mis à jour.

2 — La publication dans un SHAL

La publication de la décision de modifier la date de clôture de l’exercice sociale n’est obligatoire que dans un cas : si l’avis publié lors de la création de la société mentionnait la date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable.

La publication s’effectue dans un SHAL (Support Habilité à Publier des Annonces Légales). Vous pouvez choisir le support papier du JAL (Journal d’Annonces Légales) ou la communication numérique par le biais d’un SPEL (Service de Presse En Ligne).

3 — Le formulaire Cerfa M2

La nouvelle date de clôture de l’exercice social est confirmée par le formulaire M2 que vous pouvez télécharger en ligne.

4 — Le dépôt au greffe du tribunal de commerce

La décision de modification de la date de clôture de l’exercice est enfin validée par le dépôt au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société. Il contient :

• le procès-verbal ;
• le formulaire Cerfa M2 ;
• un exemplaire des statuts mis à jour, daté, certifié conforme et signé du dirigeant.

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