Pour créer une société, il faut en établir les statuts, sorte de chartre créatrice. Ils permettent d'individualiser la société et de matérialiser ses principales caractéristiques, c'est-à-dire : ses objectifs, son fonctionnement général vis-à-vis de ses associés, de ses actionnaires ou de ses tiers, etc. C'est dès cette étape qu'est fournie l'adresse de la société en cours de création.
L'acte fondateur : la création des statuts de la société
Les statuts de société sont obligatoirement des documents écrits. Dès leur signature par les associés et actionnaires, la société est constituée. Pour lui conférer une vie juridique, appelée personnalité morale, les statuts de la toute nouvelle société doivent être déposés au greffe du Tribunal de commerce en vue de son immatriculation.
Au cours de la vie de la société, ses statuts peuvent être modifiés et adaptés par les associés et actionnaires. Cependant, des changements de statuts récurrents, notamment relatifs à son adresse, donnent une image d'instabilité à l'entreprise et entraînent des procédures chronophages et fastidieuses -en plus d'être onéreuses- avec le changement des documents usuels (cartes de visites, papier en-tête, devis, factures…).
La domiciliation, le choix de l'adresse
C'est donc au moment de l'établissement des statuts de la société que l'adresse est déterminée et elle est obligatoire. Il est impossible de créer une société sans adresse, son immatriculation ne pourrait être validée par le greffe du Tribunal de commerce.
L'adresse n'est pas tenue de correspondre au lieu où est exercée l'activité donc nul besoin de connaître à l'avance l'adresse de ses bureaux ou ateliers. Il est possible de donner l'adresse d'un des gérants, actionnaires, ou associés mais cela signifie que son adresse personnelle figurera sur tous les documents.
Le choix de la domiciliation d'entreprise peut se faire dès la création des statuts, c'est même la solution la plus évidente et la plus simple. C'est l'assurance d'avoir une adresse prestigieuse et fixe.
L'importance d'avoir une adresse fixe
Choisir la domiciliation commerciale permet à la société d'avoir une adresse dans un lieu de renom, de préserver la vie privée des gérants, associés et actionnaires et surtout, d'avoir une adresse fixe.
Les déménagements privés n'auront aucun impact sur la société ; du reste, diffuser une image de stabilité est cruciale : les clients, prospects, investisseurs et fournisseurs sont rassurés par la constance de votre entreprise. L'impact psychologique est une notion trop souvent négligée, à tort, dans les échanges commerciaux.
La domiciliation permet également de déléguer le tri du courrier et son traitement. En effet, une entreprise reçoit toujours une grande quantité de courrier dont une bonne partie est publicitaire. Une entreprise de domiciliation traite le courrier en le triant, en réexpédiant les plis dont les originaux sont indispensables et scanne le reste des documents, qui sont immédiatement mis à disposition dans un espace personnel, sur un cloud. Cela représente pour la société un gain de temps non négligeable et des économies de frais de personnel (au moins une personne de l'entreprise est en général affectée à ces tâches chronophages, ce qui ralentit considérablement la productivité de la société).
Les obligations fiscales
Afin de répondre aux législations en vigueur en France, une entreprise est tenue de fournir une adresse physique réelle dès l'enregistrement de ses statuts. Le choix de passer par une société de domiciliation est donc parfaitement légal ; voire conseillé, car l'adresse choisie figurera sur tous les documents officiels : factures, papier en-tête, devis, fiches de paye… L'adresse fournie par une entreprise de domiciliation faire partie intégrante des statuts de la société.
En résumé, la domiciliation d'une société est un choix inévitable dès la création des statuts et n'entraîne aucune démarche particulière vis-à-vis du greffe. En revanche, elle évite par la suite de nombreuses démarches administratives, fastidieuses, onéreuses et chronophages pour la société.
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