Quelle signature électronique pour les formalités sur le Guichet unique ?
Le site du Guichet unique a été mis en œuvre dans une volonté de dématérialiser les formalités juridiques. Depuis le 1er janvier 2025, c’est le seul point d’entrée pour réaliser ses formalités d’entreprise (création, modification, cessation, etc.).
Mais la dématérialisation des documents et la digitalisation des entreprises nécessitent de s’assurer la sécurité et l’authenticité des documents juridiques. Il en va de la conformité des actes ou des formalités.
Pour vous aider à appréhender la nouvelle plateforme pour vos formalités, j’ai tenu à faire le point sur la signature à adopter sur le Guichet unique. Car, vous allez le voir, il existe différents niveaux de sécurité pour une signature électronique (et donc de valeur légale). C’est parti, je vous explique tout cela !
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Il me semble indispensable de faire un point sur ce qu’est une signature électronique pour que vous compreniez bien ce qui est attendu de vous sur le site du Guichet unique des formalités des entreprises.
Signature électronique : définition
Avant, les choses étaient simples. Vous rédigiez et imprimiez un document, puis vous le signiez manuellement. La signature manuscrite faisant acte d’authentification.
Mais aujourd’hui, avec l’essor des documents dématérialisés, les choses se corsent. Aussi, la signature électronique est de rigueur pour garantir l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de l’auteur et pour rapporter la preuve du consentement. La signature électronique vous permet de vous assurer que l’acte ne puisse être remis en cause.
Pour être conforme, la signature électronique doit répondre aux caractéristiques suivantes :
- authentique (identification du signataire de manière certaine) ;
- infalsifiable ;
- non réutilisable (elle fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document) ;
- inaltérable (elle ne peut plus être modifiée après signature) ;
- irrévocable (le signataire ne peut pas la contester).
Signature électronique : les différents niveaux de sécurité
Pour harmoniser les règles à l’échelle de l’Union européenne, le règlement européen eIDAS de 2016 a défini quatre niveaux de sécurité pour les signatures électroniques.
- La signature électronique simple : par exemple, le code secret d’une carte de crédit, une signature manuscrite sur un appareil électronique, une signature manuscrite scannée.
- La signature électronique avancée : l’utilisation d’une clé privée accessible seulement par la personne qui signe. C’est la signature électronique la plus couramment utilisée par les entreprises.
- La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié : ce niveau de signature permet, par rapport à la signature électronique avancée (niveau 2), de s’assurer de l’identité du signataire grâce à l’utilisation d’un certificat de signature électronique qualifié délivré par un prestataire de service de confiance.
- La signature électronique qualifiée : un dispositif qualifié de création de signature électronique (ou clé de signature) s’ajoute à l’acquisition d’un certificat de signature électronique. Ce niveau de signature est le plus robuste, techniquement et juridiquement parlant.
Comment signer une formalité sur le Guichet unique ?
Oui, je sais ! Vous êtes ici pour savoir quelle signature utilisée sur le site du Guichet unique et non pour avoir un cours sur la signature électronique. Mais croyez-moi, ce petit point technique est nécessaire pour comprendre ce qui suit.
Pour savoir quelle signature adopter, il faut tout d’abord distinguer deux types de signatures : la signature des actes et la signature de la formalité.
La signature des actes
Lorsque vous réalisez une formalité juridique, certains documents justificatifs vous sont demandés (procès-verbal d’assemblée générale, copies des statuts juridiques, etc.).
La signature des actes correspond donc à la signature de ce type de documents. Rappelons que ces derniers impliquent des obligations contractuelles ou légales.
Le Guichet unique n’impose aucune obligation pour la signature de ces actes. Aussi, une simple signature manuscrite scannée suffit.
La signature de la formalité
La signature de la formalité correspond à la signature du document de synthèse émis par le Guichet unique à l’issue de la procédure et récapitulant l’ensemble des informations renseignées dans le formulaire en ligne.
Cette signature valide donc la procédure réalisée (création ou modification de société, cessation de l’activité, etc.).
Contrairement à la signature des actes, le Guichet unique impose un niveau de sécurité plus élevé. Cependant, ce niveau varie en fonction de la formalité réalisée.
La signature des formalités de création d’entreprise
La signature d’une formalité de création d’entreprise est simple. Elle est créée automatiquement lorsque le déclarant valide sa formalité en ligne sur le site du Guichet unique.
La signature des formalités de modification, de cessation ou de dépôt des comptes annuels
La signature des formalités de modification, de cessation ou de dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique est plus sécurisée. Deux options sont possibles.
- L’utilisation d’une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié : à l’issue de la formalité, vous téléchargez, vérifiez et signez électroniquement le document de synthèse de la formalité en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée (Yousign, LegalySpace, GoodFlag, Signer en ligne de La Poste, par exemple). Vous devez ensuite réimporter la synthèse signée sur le Guichet unique.
- L’utilisation de FranceConnect+, service d’identification gratuit mis à disposition par l’État : pour l’utiliser, vous devez tout d’abord vous créer une entité numérique. Ensuite, vous devez vous connecter au site du Guichet unique via FranceConnect+ et effectuer votre formalité. En fin de procédure, vous pourrez signer votre formalité sans autre démarche.
Dans quels autres cas utiliser la signature électronique ?
Il était question dans cet article de la signature électronique sur le site du Guichet unique. Mais, en réalité, la signature électronique peut être utilisée dans de nombreuses situations, par exemple pour signer :
- vos factures, notamment avec la mise en place progressive de la facturation électronique ;
- vos devis et/ou bons de commande ;
- vos documents comptables et/ou juridiques ;
- les actes notariés ;
- etc.
Si la signature électronique répond avant tout à une obligation de conformité, il faut bien comprendre qu’il s’agit aussi d’une solution pour protéger l’entreprise. Comme je le disais, une signature a une valeur juridique. Or, avec la digitalisation des entreprises, une signature manuscrite scannée peut ne pas avoir une valeur juridique suffisante dans certaines situations. Imaginez les conséquences pour une entreprise en cas de nullité de l’acte ou d’absence de valeur en cas de contentieux…
