Zoom sur la dématérialisation des formalités juridiques des entreprises
La dématérialisation des formalités juridiques désigne le processus de transformation des documents d’une entreprise ou d’une administration, du format papier au format numérique.
Cette transformation permet aux professionnels du droit et des chiffres d’effectuer diverses démarches en ligne, telles que la rédaction de contrats, le dépôt des comptes annuels, la création, modification ou liquidation d’une société, etc. L’objectif principal est de simplifier et d’accélérer les processus juridiques tout en garantissant leur sécurité et leur conformité légale. Cette dématérialisation peut aussi conduire à l’automatisation des tâches répétitives.
Autrement dit, la dématérialisation des formalités juridiques des entreprises contribue à améliorer l’efficacité, la transparence et l’accessibilité des services juridiques. Je vous explique tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet.
Dématérialisation des formalités juridiques : définition
Comme je le disais en introduction, la dématérialisation consiste à transformer des documents sur papier en supports numériques. On parle ici de dématérialisation duplicative. Lorsque le document est directement créé en format numérique, il s’agit de la dématérialisation native.
La dématérialisation des formalités juridiques des entreprises ne se limite donc pas à la simple numérisation des documents. Elle implique un changement plus global et profond dans le cadre de la transformation digitale des entreprises (ou digitalisation).
En effet, la digitalisation nécessite de réorganiser la gestion des processus métiers au sein de l’entreprise. Digitalisation et dématérialisation se complètent donc dans la mesure où la digitalisation ne peut exister sans l’étape de dématérialisation des documents.
Vous n’êtes pas à l’aise avec les nouvelles technologies ? Vous conservez vos pratiques « vieille école ». Je ne peux que comprendre. Malheureusement pour vous, la digitalisation des entreprises n’est plus une option. C’est presque une obligation. Le gouvernement soutient la digitalisation. Preuve en est, aujourd’hui, l’ensemble des formalités des entreprises est à réaliser directement en ligne via le site du Guichet unique.
Dématérialisation et accessibilité des services juridiques
La dématérialisation des services juridiques a profondément transformé la manière dont les entreprises françaises gèrent leurs obligations administratives. Aujourd’hui, les entreprises bénéficient d’une simplification notable dans la gestion de leurs formalités, grâce au site du Guichet unique des formalités des entreprises, plateforme de e-procédures (création et modification de sociétés ou cessation d’activité). L’ensemble des démarches sont désormais à réaliser en ligne, et ce sans devoir se déplacer ou constituer de dossier papier.
La dématérialisation des formalités juridiques offre plusieurs avantages concrets :
- gain de temps, car les procédures en ligne réduisent le temps nécessaire pour accomplir les formalités administratives ;
- réduction des erreurs grâce à des formulaires numériques intégrant souvent des contrôles ;
- accessibilité 24 h/24 et 7 j/7 pour une grande flexibilité et liberté de gestion des obligations légales ;
- gain de place grâce à une sauvegarde numérique de tous les documents, ce qui est d’ailleurs plus écologique ;
- avantage économique, car vous réduisez les coûts liés à l’impression, l’encre, le papier, la gestion et la supervision de l’archivage, etc. ;
- meilleure sécurité, car le stockage dématérialisé des documents limite les risques de pertes, dégradations, vol, etc. des documents.
Mais ce n’est pas tout. Des plateformes en ligne ont également vu le jour avec la dématérialisation. Ces plateformes facilitent l’accès aux services juridiques et administratifs pour les entreprises.
Par exemple, Legalin vous permet de publier facilement et rapidement des annonces légales. Vous sélectionnez le motif de publication et l’on vous propose le formulaire adapté et conforme afin de vous simplifier la tâche. Une fois que vous avez rempli le formulaire et relu votre annonce légale, il ne vous reste plus qu’à valider et l’on se charge de sa publication dans un journal d’annonces légales partenaires.
D’autres plateformes s’occupent de vos démarches juridiques à votre place, comme Legal2Digital.
Dématérialisation des formalités juridiques : transparence et traçabilité
La dématérialisation et la digitalisation renforcent la transparence et la traçabilité des formalités juridiques. L’intégration de technologies avancées joue un rôle clé dans cette évolution.
Ainsi, on note une gestion plus efficace et transparente des processus administratifs :
- réduction des erreurs et accélération du temps de traitement des dossiers, notamment grâce à l’automatisation ;
- accès aux informations en temps réel, ce qui améliore la collaboration entre les différentes parties prenantes (services internes à l’entreprise, prestataires, comme l’expert-comptable, l’avocat, etc.) ;
- conservation, traçabilité complète et intégrité des documents grâce à des systèmes d’archivage électronique sécurisés.
Dématérialisation et conformité réglementaire
Je ne vous apprendrais rien en vous disant que les entreprises se doivent d’assurer leur conformité réglementaire. Mais ce n’est pas toujours simple dans un environnement numérique en constante évolution.
La dématérialisation n’échappe pas à cette obligation, car de nouvelles lois apparaissent régulièrement. C’est notamment le cas de la réforme de la facturation électronique. La facture électronique deviendra progressivement obligatoire à partir de 2026, marquant un tournant important dans la digitalisation des processus administratifs des entreprises.
Pour se conformer à ces évolutions, les entreprises doivent :
- mettre en place des systèmes de gestion électronique de documents (GED) qui respectent les normes en vigueur, par exemple la norme NF Z42-013 relative à l’intégrité et la pérennité des documents archivés ;
- assurer la protection des données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
- adapter leurs processus internes et former leurs équipes aux nouvelles exigences ;
- garantir la validité juridique des documents électroniques grâce à la signature électronique conformément au règlement européen eIDAS de 2016 relatif à l’identification électronique (eID) et les fournisseurs de services de confiance.
La dématérialisation transforme les interactions entre les entreprises et les institutions juridiques, favorisant une plus grande accessibilité aux formalités juridiques et davantage de fluidité dans les démarches. Je n’ai pas de boule de cristal, mais il y a fort à parier que la dématérialisation continuera de remodeler le paysage juridique et commercial des entreprises (par exemple, avec la facture électronique obligatoire qui arrive prochainement
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